Gastbeitrag von Martin Geiger – Referent beim 20. Schweizer Erfolgs-Forum im März 2016
„Sein Unternehmen nicht auf Geschwindigkeit auszurichten, bedeutet kurzfristig eine Chance zu verpassen, mittelfristig einen Trend zu ignorieren und langfristig vom Markt zu verschwinden.“
Die Märkte haben sich verändert: Die Zeiten, in denen Qualität allein ausreichte, um geschäftlich erfolgreich zu sein, sind vorbei. „Pünktlich“ ist das Neue „zu spät“. Im digitalen Zeitalter entscheidet Tempo über den Erfolg von morgen.
Doch nur wenige Unternehmen werden den gestiegenen Ansprüchen gerecht. Dabei ist Geschwindigkeit längst zu einem der wesentlichsten Faktoren in Sachen Marketing und Kundenservice geworden. Und damit Chefsache.
Lernen Sie, wie Sie Tempo sowohl im Bereich der persönlicher Arbeitsmethodik als auch der unternehmerischen Ausrichtung zu Ihrem Vorteil einsetzen können, um auch in den Märkten von morgen noch eine Chance zu haben.
Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist: Um Geschwindigkeit dauerhaft und auf gleichbleibend hohem Niveau zu etablieren, müssen Sie Automatismen erschaffen und einen Großteil Ihrer Arbeit systematisieren.
Schnelligkeit folgt gründlichem Vordenken
Die Paradoxie der Schnelligkeit: Um Dinge rasch erledigen zu können, müssen wir zunächst gründlich und langsam nachdenken. Natürlich kann ein schnelleres Endergebnis bei der Gestaltung der Prozesse zunächst einmal mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Ein Beispiel aus dem Unternehmensalltag
Nehmen Sie ein typisches Beispiel aus dem unternehmerischen Alltag, wie es mir eine Vorstandssekretarin während eines Seminars schilderte: Sie war viele Jahre für die Reisekostenabrechnung verantwortlich, für die ihr die Vorzimmerdamen der neun
Abteilungsleiter monatlich die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellten. Nachdem man erkannte, dass ihre Zeit zu kostbar war, um sich damit Monat für Monat mehrere Stunden auseinanderzusetzen, wurde die Erstellung der Reisekostenabrechnungen auf die jeweilige Abteilungssekretarin verlagert, die lediglich bis zu einem festen Termin die Abrechnung abzugeben
hatte. In sieben Fällen klappte das reibungslos. Zwei Damen jedoch schienen mit dieser Tätigkeit auf Kriegsfuß zu stehen: Ihre Abrechnungen kamen zu spät, unvollständig und fehlerhaft.
Nachdem entsprechende Hinweise nichts an diesem Umstand geändert hatten, ging besagte Vorstandsassistentin dazu über, die betreffenden Abrechnungen selbst zu korrigieren und anzufertigen. Ich fragte sie, was sie – ganz abgesehen von der Botschaft, die sie damit signalisierte – diese Nachbearbeitung zeitlich kosten würde. Aufgrund ihrer jahrelangen Routine gab sie den Zusatzaufwand mit maximal 30 Minuten an. Was hatte sie stattdessen tun können? Beispielsweise zunächst einmal den mangelhaften Stand der Damen überprüfen und diese auffordern, die Schritte schriftlich festzuhalten, die sie unternahmen, um ihre Reisekostenabrechnung zu erstellen. Im nächsten Schritt hatte sie die offensichtlichen Fehler erkannt und entsprechend korrigiert und mit den beiden durchgesprochen. Daraufhin wäre dieses Ergebnis in eine Checkliste eingeflossen, die jede Mitarbeiterin bei Bedarf zurate hatte ziehen können. Diese Befähigung der Mitarbeiterinnen durch konkrete Schulung sowie das Aufsetzen der entsprechenden Arbeitshilfen und Checklisten hatte sie sicherlich mit allem Nachdenken nahezu drei Stunden gekostet. Naheliegend, dass sie den 30 Minuten-Aufwand hier als die geringere Investition sah. Kurzfristig betrachtet. Denn bereits nach sechs Monaten hatte sich dieser Aufwand gerechnet und wäre damit in der Folge mehr als gerechtfertigt.
Sie werden von klar strukturierten Arbeitsanweisungen auf verschiedenen Wegen profitieren:
- Bei der Beschleunigung von Prozessen
- Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Beim Treffen von Entscheidungen
- Bei der Attraktivität Ihres Unternehmens
- Bei mehr Unabhängigkeit von Ihrer Person und für Sie
Ich habe neun Jahre lang mit einer festen Sekretarin gearbeitet, bevor diese das Unternehmen verlassen hat. Das war im ersten Moment ein gewaltiger Schock. In einem kleinen Unternehmen kommt jedem Mitarbeiter eine tragende Rolle zu. Daher habe ich mir viel Zeit genommen, um eine geeignete Nachfolgerin zu finden. Als diese endlich gefunden war, habe sie über ein halbes Jahr hinweg persönlich eingearbeitet. Nachdem wir im Anschluss sehr produktiv miteinander gearbeitet haben, eröffnete sie mir ein knappes Vierteljahr später, dass sie schwanger sei. Dieses Mal war ich vorbereitet. Die Übergabe erfolgte rasch, ihre Vertretung war bereits in einem Drittel der vorher benötigten Zeit perfekt integriert.
Schaffen Sie Systeme für Höchstgeschwindigkeit
Vorgefertigte Modelle machen Sie um ein Vielfaches schneller, ohne dass Ihr Kunde auf Individualität verzichten muss. Wir arbeiten in meiner Firma gegenwärtig mit mehr als 150 Checklisten. Einige davon enthalten nur ein paar Zeilen, andere sind mehrere Seiten lang.
Praxis-Transfer: Nutzen Sie Vorlagen
Greifen Sie für die Erledigung wiederkehrender Aufgaben auf Vorlagen zurück. Speichern Sie zum Beispiel Musterbriefe ab, erstellen Sie Checklisten, nutzen Sie Textbausteine und entwerfen Sie Dokumentenvorlagen, die Sie immer wieder anpassen können.
Über den Autor:
Martin Geiger (Baden-Baden) ist ein internationaler Redner, Autor und Coach. Er wurde als Produktivitätsexperte mehrfach ausgezeichnet und ist als Effizienztrainer ® für Unternehmen in ganz Europa rund um die Themen „anders arbeiten – mehr leben“ im Einsatz.